Как осуществить Перевод сотрудников на удаленную работу

Коронавирус сделал перевод сотрудников на удалёнку необходимостью. Как бы цинично это не звучало, но сложившаяся ситуация — прекрасный повод протестировать современные способы автоматизации удаленной работы и научиться работать без офисных помещений.

1. Отсутствие электронного документооборота
Отечественный бизнес до сих привык заверять документы своей личной подписью. При этом документы, заверенные электронной подписью, полностью соответствуют напечатанным на бумаге. Некоторые министерства позволяют получать свои услуги исключительно через интернет, без личных визитов — та же Налоговая служба.

2. Нежелание руководства терять контроль
Присутствие сотрудников в офисе психологически комфортнее для руководства. У них есть ощущение контроля над происходящими процессами, даже если это не так.

Существует также опасность цепной реакции — если перевести на удалёнку, к примеру, отдел разработки, то отдел маркетинга справедливо заметит, что им тоже так хочется, а вот руководителю так не кажется и начинает копиться недовольство, снижается производительность или даже прямое вредительство. Вот именно таких сценариев боится руководство.

3. Неготовность сотрудников работать из дома
Для продуктивной работы из дома нужен настрой и условия и не у всех они есть. Основные причины: нет оборудованного рабочего места, нет свободных, тихих помещений, дома маленькие дети.

Если человек всю жизнь работал только в офисе, ему может быть психологически тяжело без общения с коллегами.

Мы подобрали список из инструментов и программных продуктов, которые позволят безболезненно, а главное быстро перевести большую часть персонала на удалёнку.

Сперва определимся, кто может работать из дома.

• Отдел разработки
• Техническая поддержка/Аккаунтинг
• Все виды коллцентров
• Отдел продаж

При наличии электронного документооборота, также можно перевести:

• Офис-менеджера
• Бухгалтерию

Эти программы позволяют ставить задачи и контролировать их выполнение. Вот самые популярные:

• Mira
• Trello
• Asana
• Jira (для программистов)

В популярных CRM-системах Битрикс24 или AmoCRM есть встроенный таск-менеджер, привязанный непосредственно к CRM. Это решение подходит для сотрудников, чья работа завязана на взаимодействие с клиентами: отдел продаж, коллцентр.

В CRM можно автоматизировать рутинные процессы. Пример — автоматическая постановка задачи «сделать звонок» на сотрудника отдела продаж после того как клиент заполнил форму на сайте.

В Битрикс24 есть контроль рабочего времени — по итогам каждого дня сотрудник пишет отчет о проделанной работе своему руководителю.

У технической поддержки есть свои проверенные инструменты обработки входящих заявок. Самая популярная программа — Omnidesk. Для удаленной работы с рабочим столом клиента существует TeamViewer.

Самый простой, «дедовский» способ, делать созвон в Skype. Бесплатно можно устраивать конференции до 20 человек.

Среди набирающих популярность аналогов — Zoom, который позволяет проводить конференцию на 50 человек и делает запись первых 40 минут конференции.

Если вам достаточно чатов, то есть как традиционные Telegram, WhatsApp, так и специализированные. Например, Slack для программистов.

В CRM-системах также есть встроенные чаты.

Если для вас важно, что делает тот или иной сотрудник, то можно воспользоваться одной из программ:

• Radmin
• Hubstaff

Каждая из них позволяет следить в реальном времени за тем, чем занимается человек. Это актуально для небольших отделов программистов или маркетологов.

С помощью программы TeamViewer можно работать за своим рабочим компьютером из любой точки мира, где есть стабильный интернет.

Сотрудники в офисе всегда могут подойди друг у другу и помочь с выполнением той или иной задачи. А руководитель хочет быть в курсе, что делают его подчиненные. На удалёнке это тоже возможно.

Для хранения данных в защищенном месте подходят облачные хранилища:

• Dropbox
• Яндекс.Диск
• NextCloud
• Google Drive

Для совместного редактирования файлов и офисных документов подходят Google Docs и OnlyOffice. Причем последний позволяет редактировать онлайн документы формата Microsoft Office (doc, xls, ppt).

Перевести всех на дом временно можно. Но если проблема с вирусом затянется? Что вам нужно для перевода сотрудников на удалёнку без потери качества:


Кстати, надо прописать бизнес-процессы, по которым всё это будет работать и потом обучить сотрудников.

Если вам надо перевести сотрудников на удалёнку без потери производительности, то пишите нам.