AmoCRM — бизнес-процессы: зачем нужны и как работают

В свою очередь отдельный бизнес-процесс – это последовательность операций и функций, которая по окончании дает промежуточный результат. Общая схема абстрактного бизнес-процесса выглядит следующим образом:

Соответственно, каждый бизнес-процесс состоит из таких элементов:

• «Вход» (входящий информационно-материальный поток);
  
• «Управление» (регламенты воздействия на входящий поток);
  
• «Ресурсы» (используемые в бизнес-процессе ресурсы – материальные, человеческие и пр.);
  
• «Выход» (результат выполнения бизнес-процесса).
  
  

AmoCRM позволяет автоматизировать типовые, рутинные бизнес-процессы. Это дает возможность разгрузить рабочее время сотрудников отдела продаж и направить их потенциал на решение более творческих профессиональных задач.

При взаимодействии с клиентом большинство бизнес-процессов – повторяющиеся и четко регламентированные. Поэтому нет никакого практического и экономического смысла тратить на их регулярное выполнение самый дорогостоящий ресурс отдела продаж – человеческий. Внедрение автоматизации бизнес-процессов с помощью amoCRM дает следующие преимущества:

1. Сокращение ручного труда на выполнение рутинных операций. Как следствие – ускорение производственного процесса.
   
2. Снижение влияния «человеческого фактора». AmoCRM не сможет «забыть», «не успеть» или «заболеть».
   
3. Высвобождение времени сотрудников отдела продаж. Работники будут заниматься конкретно продажами, а не рутиной.
   
4. Экономия времени руководителя. Достаточно один раз прописать регламенты и настроить их автоматическое выполнение в amoCRM.
   
   

Результат от автоматизации бизнес-процессов в amoCRM заметен уже в первый месяц. Это увеличит скорость обработки входящих заявок, снизит продолжительность цикла закрытия сделки, повысит процент конверсии из лида в продажу.

Описывать бизнес-процессы должны люди, которые детально знают процесс продаж в компании. Обычно этим занимается кто-то из перечисленных специалистов:

1. Собственник или менеджмент компании.
   
2. Руководитель отдела продаж.
   
3. Опытный менеджер отдела продаж.
   
4. Внешний эксперт.
   
   

Для правильного описания всех бизнес-процессов цикла продаж необходимо вникнуть в работу специалиста и провести ее анализ, разложив на элементы. В небольших компаниях этим чаще всего занимается собственник. В средних и больших – руководитель отдела продаж либо опытные менеджеры по продажам.

Также широко применяется практика привлечения независимых специалистов со стороны. Их непредвзятость, экспертность в продажах и глубокие знания технической стороны вопроса дают возможность по-новому взглянуть на продажи в конкретной компании и найти скрытые резервы для роста.

Ключевая функциональная возможность amoCRM – это цифровая воронка продаж digital pipeline. С ее помощью можно настраивать различные варианты взаимодействия с входящими лидами в зависимости от их «теплоты», источника получения, стадии продаж. При этом amoCRM позволяет гибко настраивать разные сценарии поведения даже внутри одной digital-воронки с учетом совершенных действий или моделей поведения клиента на предыдущих этапах.

И здесь функция автоматизации бизнес-процессов становится незаменимой. С ее помощью мы в рамках конкретной воронки продаж автоматизируем все типовые рутинные задачи, которые раньше менеджеры должны были выполнять вручную и тратить на это значительную часть времени.

Например, стандартный бизнес-процесс – брифование клиента после поступления входящей заявки и заполнение карточки в CRM. Этот бизнес-процесс можно разложить на такие задачи:

С помощью amoCRM мы можем автоматизировать два первых пункта – автоматически назначить менеджера и создать в системе задачу «Позвонить клиенту» с указанием ответственного и сроков выполнения. В итоге у назначенного специалиста по продажам задача появится в календаре сразу же после поступления входящего лида.

Дополнительное удобство – это возможность автоматизации бизнес-процессов непосредственно из digital-воронки. Достаточно кликнуть по нужному этапу воронки, и у вас откроется меню управления автоматизацией бизнес-процессов.

Какие процессы позволяет автоматизировать amoCRM:

• Создать новую задачу или завершить действующую.
  
• Создать сделку или сменить ее статус.
  
• Отправить e-mail или онлайн-оповещение.
  
• Сгенерировать анкету.
  
• Отредактировать теги.
  
• Сменить ответственного.
  
• Изменить различные поля.
  
• Запустить бота и др.

При этом внутри каждой «автоматизации» есть большой выбор настроек, который позволяет адаптировать функцию под любой отдел продаж. Посмотрим, как это работает, на примере двух бизнес-процессов, которые встречаются практически в каждой вороне продаж.

Это одна из самых востребованных функций по автоматизации бизнес-процессов. На всех этапах воронки продаж появляются типовые задачи, которые выполняет каждый менеджер без исключения. Поэтому создание таких задач проще один раз автоматизировать, чтобы сотрудники в дальнейшем не тратили на это время. Когда вы это сделаете, то у всех менеджеров, работающих в данной воронке продаж, эти задачи будут появляться автоматически при выполнении заданных условий.

Например, при первичном поступлении лида в воронку нужно создать задачу «Связаться с клиентом», после получения письма – «Ответить на письмо», а обсуждение условий сделки должно завершиться задачей «Выслать коммерческое предложение».

Для автоматизации постановки задач в amoCRM необходимо кликнуть по свободному полю в нужном этапе воронки, выбрать «Создать задачу» и у вас откроется соответствующее меню.

Здесь вы настраиваете:

1. Условие создания новой задачи.
   
2. Исходное событие, после которого она создается.
   
3. Срок выполнения.
   
4. Адресата.
   
5. Суть создаваемой задачи.
   
   

Такие автоматические постановки задач можно создавать на каждом этапе воронки продаж.

Все автоматически создаваемые задачи будут появляться в календаре, поэтому сотрудники и руководители будут уверены – ни один клиент не потеряется.

Рассылка e-mail используется на разных этапах воронки продаж. Напоминание о встрече, отправка коммерческого предложения, акционные предложения – для этих и других задач в amoCRM можно настроить автоматическую отправку писем по заданному шаблону.

Для этого в меню добавления задач выбираем пункт «Отправить письмо».

При отправке письма вы можете:

1. Настроить условие отправки.
   
2. Указать событие, инициирующее отправку письма.
   
3. Выбрать шаблон письма.
   
4. Назначить отправителя.
   
   

Перед началом работы с отправкой писем система попросит подключить корпоративный или личный почтовый ящик.

Для настройки шаблонов писем можно воспользоваться внутренним инструментом amoCRM или сторонними подключаемыми виджетами.

Читайте как настраивать почту в amoCRM в нашей статье.

После настройки вы можете не беспокоиться о том, что клиент не вовремя получит коммерческое предложения, или его не поздравят с днем рождения. Для amoCRM это типовые задачи, выполнение которых легко автоматизируется.

Интерфейс amoCRM реализован таким образом, что в нем можно без проблем разобраться самостоятельно. Поэтому зачастую небольшие компании сами настраивают digital-воронки и автоматизируют отдельные бизнес-процессы внутри системы. Это имеет смысл, если у вас немного воронок продаж, они несложные, а количество бизнес-процессов незначительное. В ином случае целесообразно привлечь квалифицированную команду для настройки и внедрения amoCRM.

Почему доверить внедрение и конфигурирование системы нам – это правильно:

1. Анализируем. Мы проводим полный аудит вашего бизнеса – структура компании, продукт, клиенты, схемы продаж, бизнес-процессы, системы контроля и мотивации сотрудников, внутренний и внешний документооборот.
   
2. Настраиваем. По результатам анализа составляется подробное техническое задание (ТЗ) с описанием воронок продаж, бизнес-процессов и решений, которые приведут к достижению поставленных целей. В соответствии с согласованным ТЗ мы осуществим настройку ваших воронок продаж.
   
3. Интегрируем. Бизнес использует разные источники получения заявок (лидов) и каналы взаимодействия с клиентами. Наши специалисты настроят все необходимые интеграции с внешними сервисами.
   
4. Автоматизируем. Мы помогаем по максимуму автоматизировать типовые бизнес-процессы, чтобы повысить эффективность работы отдела продаж.
   
5. Обучаем. Собственник, руководители и сотрудники отдела продаж пройдут специализированное обучение, после которого научатся работать с amoCRM с полной отдачей.
   
   

Эффект от правильного внедрения amoCRM получат все стороны процесса – клиенты, сотрудники, менеджмент и собственники компании.